مكتب ادارة المشاريع (PMO) وتطبيقه في المؤسسات الحكومية في السعودية

التحديات المشتركة في إدارة المشاريع

تواجه المؤسسات صعوبات مشتركة في إدارة المشاريع تتمثل في عدم القدرة على تنفيذها ضمن الموازنة والجدول الزمني المحدد، مما يؤثر سلباً على مخرجات هذه المشاريع ويؤدي إلى عدم رضا العملاء. وقد ظهرت فكرة مكاتب إدارة المشاريع (PMOs) كحل لهذه التحديات، وأصبح لها دور متزايد في إدارة مشاريع الشركات والمؤسسات.

ما هو مكتب إدارة المشاريع (PMO)؟

مصطلح PMO هو اختصار لـ Project Management Office، والذي يعني باللغة العربية "مكتب إدارة المشاريع". يُعرف مكتب إدارة المشاريع بأنه كيان أو قسم داخل المؤسسة يُعهد إليه بكل ما يتعلق بإدارة مشاريع وبرامج المؤسسة، حيث تتركز وظيفته في تحسين أداء ونتائج إدارة المشاريع ومساعدة مدراء المشاريع في تحقيق أهدافها. يتم التعامل مع المشاريع المتنوعة على أنها محفظة مشاريع (Portfolio) تُدار بشكل تكاملي.

ما هي مهام مكتب إدارة المشاريع (PMO)؟

تتعدد مهام مكتب إدارة المشاريع، ومن أبرزها:

• إدارة محفظة المشاريع: تشكيل فريق من مدراء البرامج لإدارة عدة مشاريع ذات علاقة وتخصيص الموارد لها.
• تقييم وضبط ومتابعة المشاريع: متابعة التكلفة وتحقيق الأهداف والاستراتيجيات.
• دعم المشاريع: تقديم الدعم والتوجيه لفرق إدارة المشاريع.
• مخزن المعلومات (Data Center): يحتوي على كافة تفاصيل وبيانات المشاريع الحالية والسابقة.
• منهجية موحدة: إنشاء مرجعية موحدة لإدارة جميع مشاريع المؤسسة.
• التدريب والتطوير: تخطيط وتنفيذ برامج التدريب وتطوير المهارات وبناء القدرات.

ما هي أنواع مكتب إدارة المشاريع (PMO) المناسب لمؤسستك؟

هناك فكرة خاطئة شائعة بأن مكاتب إدارة المشاريع نوع واحد يمكن تطبيقه في جميع الشركات، لكن هذا غير ممكن due إلى اختلاف ثقافة المؤسسات وأحجامها وطبيعة عملها. وقد صنف معهد (PMI) مكتب إدارة المشاريع إلى 5 أنواع:

• مكتب إداري (Departmental): يدعم وحدات أعمال أو أقسام محددة.
• مكتب خاص بمشاريع محددة (Project-specific): يشرف على نجاح مشروع محدد.
• مكتب استراتيجي (Strategic): يشرف على عملية تغيير مؤسسي رئيسية.
• مكتب دعم المشروع (Project-support): يعالج المهام الإدارية لتسريع إنهاء المشروع.
• مركز التميز (Center of Excellence): يعنى بالتدريب والتطوير لمدراء المشاريع.

تختلف طرق استعمال الشركات لهذه المكاتب، حيث يمكن للشركات الكبيرة تشكيل أكثر من نوع لمعالجة احتياجاتها المعقدة.

ما هو الوقت المناسب لإنشاء مكتب إدارة المشاريع (PMO) في المؤسسة؟

للإجابة على هذا السؤال، يجب دراسة التصنيفات الخمسة المذكورة وتحديد أي منها يناسب احتياجات مؤسستك. وبهذا يمكنك اتخاذ القرار بسهولة.

الأثر الإيجابي لوجود مكتب إدارة المشاريع (PMO) على المؤسسة

في دراسة أجنبية شملت 450 مؤسسة، تبين أن 303 منها لديها مكاتب إدارة مشاريع (PMOs)، أي ما نسبته 67%. وأظهرت الدراسة النتائج التالية للمؤسسات التي لديها PMO:

• 50% من المؤسسات شهدت تحسناً في نجاح المشاريع.
• وصلت نسبة نجاح المشاريع إلى 65% في المؤسسات التي لديها PMO عمره أكثر من 4 سنوات.
• وصلت نسبة نجاح المشاريع إلى 37% في المؤسسات التي لديها PMO عمره أقل من سنة.
• أهم سببين لإنشاء PMO هما: 1. زيادة معدل نجاح المشاريع، 2. تطبيق معايير موحدة لإدارة المشاريع.

من الملاحظ أن أسباب إنشاء PMO لا تشمل تقليل التكاليف بشكل مباشر، حيث أشارت دراسة لـ (PMI) و (CIO) إلى أن 74% من المبحوثين لم يحققوا توفيراً في التكاليف من خلال PMO. وذلك لأن الهدف الرئيسي من إنشائه هو تسليم المشاريع بكفاءة ودقة عالية. ومع ذلك، فإن PMO يساهم في تقليل التكاليف بشكل غير مباشر من خلال الإدارة الجيدة للموارد ودمج إدارات المشاريع الصغيرة.